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销售客户管理系统 V1 需求方案

1. 系统定位

本系统用于管理销售客户资料、客户归属保护、跟进记录、老客户回访、项目备案、公共客户池和主管审批。

当前版本不包含拨打电话功能。系统重点是把公司现有《客户记录、保护、回访及公共客户池管理制度》落到系统规则里,减少客户归属争议,防止销售长期占客不跟,帮助主管每天看到异常客户和待处理事项。

建议第一版做成 Web 应用,销售和主管通过浏览器登录使用。后续如需要,也可以封装为电脑桌面应用。

1.1 本次需求优化重点

根据新增反馈,系统需要补充以下核心能力:

  • 新增客户信息栏增加备注、成交状态、首次录入时间、首次录入人。
  • 跟进记录必须清楚记录跟进时间、下次跟进时间、有效跟进内容。
  • 成交客户需要单独状态栏和单独列表,不能和普通客户混在一起只靠阶段判断。
  • 成交客户需要持续回访记录,记录回访结果、复购机会、维护/耗材需求。
  • 客户被执行的关键动作需要留痕,例如新增、编辑、分配、释放公海、领取、报价、审批、成交、回访。
  • 公海客户必须显示首次客户录入人、原负责人、释放原因、释放时间、领取/重新分配记录。
  • 客户阶段漏斗建议按 S1-S8 设计,周报可按阶段自动统计数量。
  • 报价记录需要记录型号、金额、价格类型、审批状态,避免重复低价报价。
  • 权限控制需要覆盖敏感价格、绩效数据、客户联系方式等字段。

2. 用户角色

2.1 销售/员工

销售只能查看和操作自己负责的客户。

主要权限:

  • 新增客户
  • 编辑自己客户的基础信息
  • 新增跟进记录
  • 新增报价记录
  • 新增回访记录
  • 查看自己客户的保护期和提醒
  • 查看今日待跟进任务
  • 申请项目备案
  • 申请项目延期
  • 查看公共客户池中被主管分配给自己的客户

限制:

  • 不能查看其他销售客户的完整详情
  • 不能私自抢公共客户池客户
  • 不能修改客户归属人
  • 不能审批项目备案或延期
  • 不能手动释放客户到公海

2.2 主管

主管可以查看全公司客户和销售跟进情况。

主要权限:

  • 查看所有客户
  • 分配客户
  • 重新分配客户
  • 查看所有销售的今日待跟进和超期情况
  • 审批项目备案
  • 审批项目延期
  • 处理重复客户和归属争议
  • 手动释放客户到公共客户池
  • 从公共客户池分配客户
  • 查看销售统计报表
  • 设置或调整客户等级、保护状态、公海状态

2.3 管理员

管理员负责系统基础配置。

主要权限:

  • 创建、停用、修改账号
  • 设置角色权限
  • 配置客户来源、客户阶段、意向等级等字典
  • 配置提醒时间和规则参数
  • 查看操作日志

第一版可以先让主管兼任管理员。

3. 第一版页面结构

3.1 登录页

字段:

  • 账号
  • 密码

登录后根据角色进入不同首页。

3.2 销售工作台

销售登录后的首页。

展示内容:

  • 今日待跟进客户数量
  • 已超期未跟进客户数量
  • 保护期即将到期客户数量
  • 项目备案即将到期数量
  • 预公海客户数量
  • 最近分配给我的客户

核心列表:

  • 今日待跟进
  • 超期未跟进
  • 即将掉入公海
  • 项目到期提醒

快捷操作:

  • 新增客户
  • 新增跟进
  • 新增回访
  • 申请项目备案

3.3 主管工作台

主管登录后的首页。

展示内容:

  • 全部客户数量
  • 今日全员待跟进数量
  • 超期未跟进客户数量
  • 预公海客户数量
  • 公共客户池数量
  • 待审批项目备案数量
  • 待审批延期数量

主管重点列表:

  • 销售超期排行榜
  • 高意向客户 7 天未跟进
  • 高意向客户 15 天未跟进
  • 即将进入公海客户
  • 待分配公海客户
  • 待审批项目

3.4 客户列表

销售看到自己的客户,主管看到全部客户。

筛选条件:

  • 客户名称
  • 电话/微信/平台账号
  • 公司名称
  • 来源平台
  • 负责人
  • 客户状态
  • 意向等级
  • 客户等级
  • 保护状态
  • 公海状态
  • 下次跟进时间
  • 最近跟进时间
  • 地区

列表字段:

  • 客户名称/称呼
  • 公司名称
  • 联系方式
  • 来源平台
  • 负责人
  • 意向等级
  • 当前阶段
  • 保护状态
  • 保护到期时间
  • 最近有效跟进时间
  • 下次跟进时间
  • 公海状态

3.5 客户详情

客户详情是系统的核心页面。

模块:

  • 基础信息
  • 归属和保护信息
  • 成交状态信息
  • 跟进记录
  • 报价记录
  • 回访记录
  • 成交客户回访记录
  • 项目备案
  • 客户执行记录
  • 重复客户提醒
  • 操作日志

基础信息字段:

  • 客户姓名/称呼
  • 手机号
  • 微信号
  • 平台账号/昵称
  • 公司名称
  • 来源平台
  • 首次咨询时间
  • 首次接待人
  • 客户地区
  • 使用场景
  • 需求类型
  • 关键参数
  • 意向等级
  • 客户等级
  • 当前阶段
  • 成交状态
  • 当前负责人
  • 首次录入时间
  • 首次录入人
  • 下次跟进时间
  • 备注

成交状态字段:

  • 未成交
  • 已成交
  • 复购中
  • 售后维护中
  • 已流失

客户执行记录包括:

  • 客户创建
  • 客户信息修改
  • 客户负责人变更
  • 客户释放到公海
  • 公海客户重新分配
  • 新增跟进
  • 新增报价
  • 报价审批
  • 标记成交
  • 新增成交回访
  • 项目备案申请和审批

强制规则:

  • 首次有效咨询当天必须录入
  • 联系方式至少填写一项:手机号、微信、平台账号
  • 使用场景、需求类型、意向等级、下次跟进时间必须填写
  • 未满足必填字段的客户,不进入保护状态
  • 新增客户必须自动记录首次录入时间和首次录入人,不允许销售手动修改
  • 客户进入公海后,仍必须保留首次录入人和历史负责人记录

3.6 新增客户页

新增客户时系统自动做重复客户检测。

重复判断字段:

  • 平台 ID/平台账号
  • 手机号
  • 微信号
  • 公司名称
  • 收货地址
  • 开票信息
  • 平台账号
  • 联系人姓名 + 地区 + 需求相似

如果发现疑似重复客户:

  • 销售可以看到“疑似重复”提示
  • 主管可以查看完整重复客户信息
  • 同一公司名称、同一电话、同一微信、同一平台 ID 等强重复项不可重复录入
  • 销售不能绕过强重复项直接抢录
  • 需要主管确认归属

新增客户表单必须包含:

  • 客户姓名/称呼
  • 手机号、微信、平台账号至少一项
  • 公司名称
  • 来源平台
  • 首次咨询时间
  • 首次接待人
  • 客户地区
  • 使用场景
  • 需求类型
  • 关键参数
  • 意向等级
  • 下一步跟进时间
  • 成交状态
  • 备注

3.7 跟进记录

每次沟通必须记录。

字段:

  • 跟进时间
  • 沟通方式:电话、微信、平台、面访、邮件、其他
  • 沟通内容
  • 客户反馈:认可、比价、暂缓、无回应、拒绝、其他
  • 当前阶段:初询、选型、报价、比价、审批、成交、暂缓、失败
  • 报价情况
  • 下次跟进时间
  • 是否有效跟进
  • 附件/截图

规则:

  • 仅写“未接通”“无回应”不算有效跟进,只算跟进尝试
  • 高意向客户超过 7 天无有效跟进,提醒销售和主管
  • 高意向客户超过 15 天无有效跟进,主管可重新分配

3.8 回访记录

老客户回访必须单独记录,不能只放在普通跟进里。

字段:

  • 回访时间
  • 回访方式
  • 是否有效回访
  • 设备使用是否正常
  • 是否需要配件、耗材、维护
  • 是否有新车间、新项目、新需求
  • 是否存在异味、菌落、验收、抽检等问题
  • 联系人、电话、地址是否变化
  • 是否可转介绍客户
  • 下次回访时间
  • 备注

规则:

  • 只记录“已回访,未接通”不算有效回访
  • 有效回访会刷新客户保护状态

3.9 成交客户管理

成交客户需要单独列表和状态栏,便于主管查看已成交客户的复购、维护和回访情况。

成交客户列表字段:

  • 客户名称/称呼
  • 公司名称
  • 成交负责人
  • 首次录入人
  • 成交时间
  • 成交金额
  • 成交产品/型号
  • 成交状态
  • 最近成交回访时间
  • 下次成交回访时间
  • 复购机会
  • 售后/维护问题

成交状态:

  • 已成交
  • 待发货/执行
  • 已交付
  • 售后维护中
  • 复购跟进中
  • 已流失

成交客户回访字段:

  • 回访时间
  • 回访人
  • 客户使用情况
  • 是否需要配件、耗材、维护
  • 是否有新项目或复购需求
  • 是否有售后问题
  • 是否可转介绍
  • 下次回访时间
  • 回访结果
  • 备注

规则:

  • 客户标记为成交后,自动进入成交客户列表
  • 成交客户仍保留原客户详情、跟进、报价、项目备案和执行记录
  • 成交客户按 A/B/C/D 客户等级生成回访任务
  • 成交客户未按周期有效回访,也要进入提醒、预公海或主管复核

3.10 公共客户池

公共客户池由主管统一管理。

销售权限:

  • 第一版建议销售不可自由领取
  • 只能查看主管分配给自己的客户

主管权限:

  • 查看公海客户
  • 按来源、地区、客户等级、进入公海原因筛选
  • 分配给指定销售
  • 查看首次录入人、原负责人、历史跟进和进入公海原因
  • 查看释放记录、领取/分配记录

进入公海原因:

  • 保护期已过且无有效推进
  • 超过应回访周期 90 天无有效回访
  • 原销售离职/调岗
  • 客户再次咨询后原销售 24 小时未响应
  • 主管手动释放

公海列表字段:

  • 客户名称/称呼
  • 公司名称
  • 来源平台
  • 首次录入人
  • 首次录入时间
  • 原负责人
  • 释放原因
  • 释放时间
  • 最近有效跟进时间
  • 领取/重新分配记录

3.11 报价记录

每次报价都必须独立记录,避免重复报价和低价冲突。

字段:

  • 报价时间
  • 报价人
  • 客户
  • 产品型号
  • 数量
  • 报价金额
  • 价格类型:标准价、优惠价、特批价、投标价
  • 报价有效期
  • 审批状态:无需审批、待审批、已通过、已驳回
  • 审批人
  • 报价附件/截图
  • 备注

规则:

  • 特批价、投标价必须审批
  • 同一项目存在重复报价或价格冲突时,主管统一对外口径
  • 报价记录不可删除,只能作废并说明原因

3.12 客户阶段漏斗

客户阶段建议采用 S1-S8,便于销售周报、月报自动统计。

  • S1 新线索
  • S2 已联系
  • S3 需求确认
  • S4 选型方案
  • S5 已报价
  • S6 比价/审批
  • S7 成交/执行
  • S8 暂缓/失败/无效

规则:

  • 客户可在 S1-S8 阶段流转
  • 每次阶段变化都写入客户执行记录
  • 系统按销售、来源平台、阶段自动生成周报/月报基础数据

3.13 项目备案

适用于投标、工程项目、政府采购、经销商配套、大客户集中采购等。

项目备案字段:

  • 项目名称
  • 客户单位/终端单位
  • 联系人及联系方式
  • 项目地点
  • 使用场景
  • 需求内容
  • 项目阶段
  • 预计采购时间
  • 证明材料
  • 申请人
  • 审批人
  • 审批状态
  • 备案保护开始时间
  • 备案保护到期时间

审批状态:

  • 草稿
  • 待审批
  • 已通过
  • 已驳回
  • 已过期
  • 已延期
  • 已失效

项目保护期:

  • 普通项目备案:30 天
  • 明确采购计划:60 天
  • 投标/招标项目:至开标或定标后 15 天,原则上最长 90 天
  • 政府、工程、大型客户项目:可申请 90 天
  • 延期每次 30 天,原则上最多 2 次

项目失效条件:

  • 信息虚假或严重不完整
  • 连续 15 天无有效跟进记录
  • 只备案不推进
  • 未经审批擅自低价报价
  • 客户明确要求更换对接人
  • 出现飞单、私单、隐瞒客户等严重违规

3.14 审批中心

主管使用。

审批类型:

  • 项目备案审批
  • 项目延期审批
  • 客户归属争议处理
  • 客户重新分配
  • 特殊保护期申请

每条审批需要记录:

  • 申请人
  • 申请时间
  • 申请原因
  • 证明材料
  • 审批结果
  • 审批意见
  • 审批时间

4. 客户状态设计

4.1 当前阶段

  • 初询
  • 选型
  • 报价
  • 比价
  • 审批
  • 成交
  • 暂缓
  • 失败
  • 无效

4.2 意向等级

  • A:高意向,近期可能成交
  • B:有明确需求,需要持续跟进
  • C:需求不急或信息不完整
  • D:低价值或短期无明确需求

4.3 客户等级

用于老客户回访和保护期。

  • A 类重点客户:每 30 天回访一次,保护 180 天
  • B 类普通复购客户:每 60 天回访一次,保护 120 天
  • C 类低频客户:每 90 天回访一次,保护 90 天
  • D 类低价值客户:每 180 天回访一次,保护 60 天

4.4 保护状态

  • 未保护
  • 保护中
  • 即将到期
  • 已过期
  • 长期保护申请中

4.5 公海状态

  • 正常
  • 提醒中
  • 预公海
  • 公共客户池
  • 已重新分配

5. 自动提醒规则

系统每天自动执行一次规则检查,建议时间为每天早上 8:30。

5.1 今日待跟进提醒

触发条件:

  • 客户的下次跟进时间等于今天

提醒对象:

  • 客户负责人

展示位置:

  • 销售工作台
  • 今日待跟进列表

5.2 超期未跟进提醒

触发条件:

  • 下次跟进时间早于今天
  • 且之后没有新增有效跟进记录

提醒对象:

  • 客户负责人
  • 主管

5.3 高意向客户提醒

触发条件:

  • 意向等级为 A
  • 超过 7 天无有效跟进记录

处理:

  • 提醒销售
  • 提醒主管关注

触发条件:

  • 意向等级为 A
  • 超过 15 天无有效跟进记录

处理:

  • 提醒主管可重新分配

5.4 保护期到期提醒

触发条件:

  • 客户保护到期时间距离今天小于等于 3 天

提醒对象:

  • 客户负责人

处理:

  • 销售需要补充有效跟进或申请特殊保护

5.5 老客户回访提醒

按客户等级计算回访周期。

规则:

  • A 类:30 天未有效回访,提醒
  • B 类:60 天未有效回访,提醒
  • C 类:90 天未有效回访,提醒
  • D 类:180 天未有效回访,提醒

5.6 预公海提醒

触发条件:

  • 超过应回访周期 60 天仍无有效回访

处理:

  • 客户进入预公海
  • 提醒销售补跟
  • 主管可查看

5.7 自动进入公共客户池

触发条件:

  • 超过应回访周期 90 天仍无有效回访
  • 或保护期已过且无有效推进记录

处理:

  • 客户进入公共客户池
  • 原销售失去当前保护权
  • 主管可重新分配

5.8 项目备案到期提醒

触发条件:

  • 项目备案到期前 3 天

提醒对象:

  • 项目负责人
  • 主管

处理:

  • 销售可提交延期申请
  • 未申请或审批未通过,到期后项目失效

5.9 客户再次咨询 24 小时未响应

第一版可以由主管手动标记。

后续如接入平台消息或客服系统,可自动判断。

规则:

  • 客户主动再次咨询后,原销售 24 小时内未响应
  • 主管可转入公共客户池或重新分配

6. 报表统计

6.1 销售个人统计

  • 我的客户总数
  • 今日待跟进数量
  • 已完成跟进数量
  • 超期未跟进数量
  • 高意向客户数量
  • 即将进入公海数量
  • 成交客户数量
  • 未成交原因分布

6.2 主管团队统计

  • 各销售客户数量
  • 各销售有效跟进次数
  • 各销售超期客户数量
  • 各销售预公海客户数量
  • 公海客户数量
  • 项目备案数量
  • 待审批数量
  • 成交进度
  • 来源平台线索统计

7. 数据表建议

7.1 用户表 users

  • id
  • name
  • phone
  • username
  • password_hash
  • role:sales、supervisor、admin
  • status:active、disabled
  • created_at

7.2 客户表 customers

  • id
  • customer_name
  • phone
  • wechat
  • platform_account
  • platform_id
  • company_name
  • source_platform
  • first_consult_time
  • first_receiver_id
  • first_input_user_id
  • first_input_at
  • owner_id
  • region
  • use_scene
  • demand_type
  • key_parameters
  • intention_level
  • customer_level
  • current_stage
  • funnel_stage:S1-S8
  • deal_status
  • deal_at
  • deal_amount
  • deal_product_model
  • protection_status
  • protection_start_at
  • protection_end_at
  • public_pool_status
  • public_pool_reason
  • public_pool_released_at
  • previous_owner_id
  • next_followup_at
  • last_effective_followup_at
  • last_effective_revisit_at
  • remark
  • created_at
  • updated_at

7.3 跟进记录表 followups

  • id
  • customer_id
  • user_id
  • followup_time
  • channel
  • content
  • customer_feedback
  • current_stage
  • quote_amount
  • next_followup_at
  • is_effective
  • attachment_url
  • created_at

7.4 回访记录表 revisits

  • id
  • customer_id
  • user_id
  • revisit_time
  • channel
  • is_effective
  • equipment_status
  • parts_or_maintenance_need
  • new_demand
  • quality_or_acceptance_issue
  • contact_info_changed
  • referral_possible
  • next_revisit_at
  • remark
  • created_at

7.5 成交客户回访表 deal_revisits

  • id
  • customer_id
  • user_id
  • revisit_time
  • usage_status
  • maintenance_need
  • new_project_or_repurchase_need
  • after_sales_issue
  • referral_possible
  • next_revisit_at
  • revisit_result
  • remark
  • created_at

7.6 报价记录表 quotes

  • id
  • customer_id
  • user_id
  • quote_time
  • product_model
  • quantity
  • quote_amount
  • price_type:standard、discount、special_approval、bid
  • valid_until
  • approval_status:none、pending、approved、rejected
  • approver_id
  • attachment_url
  • remark
  • created_at

7.7 项目备案表 project_filings

  • id
  • customer_id
  • project_name
  • customer_unit
  • contact_info
  • project_location
  • use_scene
  • demand_content
  • project_stage
  • expected_purchase_time
  • evidence_url
  • applicant_id
  • approver_id
  • approval_status
  • protection_start_at
  • protection_end_at
  • extension_count
  • created_at
  • updated_at

7.8 审批表 approvals

  • id
  • approval_type
  • target_id
  • applicant_id
  • approver_id
  • reason
  • evidence_url
  • status:pending、approved、rejected
  • approval_comment
  • created_at
  • approved_at

7.9 提醒表 reminders

  • id
  • user_id
  • customer_id
  • project_id
  • reminder_type
  • title
  • content
  • due_date
  • status:unread、read、done、ignored
  • created_at

7.10 客户执行记录表 customer_actions

  • id
  • customer_id
  • user_id
  • action_type
  • action_title
  • action_content
  • before_data
  • after_data
  • created_at

常见 action_type:

  • create_customer
  • update_customer
  • change_owner
  • release_to_pool
  • assign_from_pool
  • add_followup
  • add_quote
  • approve_quote
  • mark_deal
  • add_deal_revisit
  • change_funnel_stage

7.11 操作日志表 operation_logs

  • id
  • user_id
  • target_type
  • target_id
  • action
  • before_data
  • after_data
  • created_at

8. 第一版开发范围

建议 V1 先做以下功能:

  • 登录和角色权限
  • 销售工作台
  • 主管工作台
  • 客户新增、编辑、查询
  • 客户详情
  • 跟进记录
  • 客户执行记录
  • 回访记录
  • 成交客户列表
  • 成交客户回访记录
  • 报价记录
  • 客户保护期计算
  • 今日待跟进提醒
  • 超期未跟进提醒
  • 预公海和公海状态
  • 主管分配客户
  • 项目备案申请和审批
  • 项目延期申请和审批
  • 基础统计报表

V1 暂不做:

  • 电话拨打
  • 通话录音
  • 微信自动消息同步
  • 电商平台自动同步
  • 复杂提成结算
  • 移动端 App

9. 建议技术方案

9.1 Web 应用方案

推荐方案。

优点:

  • 销售不用安装软件
  • 数据集中管理
  • 多人同时使用方便
  • 后续可接企业微信、短信、平台接口
  • 电脑配置要求低

基础配置:

  • 一台云服务器或公司内网服务器
  • 数据库
  • 浏览器访问

9.2 桌面应用方案

适合希望像传统软件一样安装到电脑的场景。

建议做成 Electron 桌面应用,但数据仍然放在服务器。

注意:

  • 纯本地桌面软件不适合多人协同
  • 多销售同时使用时,仍然需要统一数据库

10. 第一版验收标准

V1 完成后,应满足以下效果:

  • 销售可以登录后只看到自己的客户
  • 主管可以看到所有客户和所有销售
  • 新客户必须按制度填写关键字段
  • 系统能自动识别疑似重复客户
  • 同一电话、微信、平台 ID、公司名称等强重复项不能重复录入
  • 每个客户都有保护期和下次跟进时间
  • 每个客户都有首次录入时间和首次录入人
  • 客户详情能查看跟进记录、报价记录、回访记录、执行记录
  • 成交客户能进入独立成交客户列表
  • 成交客户能记录成交状态和成交回访情况
  • 销售每天能看到今日待跟进任务
  • 超期客户会自动提醒
  • 老客户回访能按 A/B/C/D 自动提醒
  • 超期未回访客户能进入预公海和公共客户池
  • 公海客户能显示首次录入人、原负责人、释放原因和分配记录
  • 主管可以从公共客户池重新分配客户
  • 项目备案可以申请、审批、延期、失效
  • 所有关键操作有日志记录

11. 后续增强方向

  • Excel 批量导入历史客户
  • Excel 导出客户和报表
  • 企业微信提醒
  • 客服平台消息同步
  • 电商平台线索同步
  • 客户查重算法增强
  • 报价审批
  • 提成分配
  • 客户转介绍奖励记录
  • 手机端适配